Historia Marka: Jak odzyskaliśmy 83 tysiące złotych z zatorów

Gdzie podziały się pieniądze za paliwo?

W czerwcu 2024 roku Marek zadzwonił do nas, bo nie miał na raty leasingowe za dwa nowe DAF-y. Na papierze firma zarabiała, ale w rzeczywistości 83 400 złotych wisiało w fakturach, których nikt nie opłacił na czas. Najstarsza faktura miała 47 dni opóźnienia. Marek bał się naciskać na spedytorów, bo myślał, że uciekną do konkurencji. To częsty błąd. Liczby nie kłamią — dłużnik, który nie płaci, nie jest klientem, tylko ciężarem dla Twojego biznesu.

Zrobiliśmy szybki przegląd papierów. Okazało się, że w firmie Marka nikt nie pilnował terminów. Faktury były wystawiane, wysyłane mailem i... zapominane. Brakowało prostego systemu przypomnień. Spedytorzy po prostu korzystali z darmowego kredytu, który Marek im nieświadomie przyznał. Bezpieczeństwo przede wszystkim — to była nasza pierwsza rada dla niego. Musieliśmy natychmiast zatrzymać ten wyciek gotówki, zanim bank zabrałby mu ciężarówki.

Dłużnik, który nie płaci na czas, nie jest Twoim partnerem biznesowym. Jest Twoim kosztem.

Plan działania: Konkret zamiast próśb

Zaczęliśmy od przejrzenia 14 zaległych faktur od trzech głównych kontrahentów. Przygotowaliśmy krótkie, formalne wezwania do zapłaty. Żadnego proszenia czy tłumaczenia, że Marek potrzebuje na leasing. Tylko twarde fakty: numer faktury, data płatności, kwota odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki. Chronimy Twój kapitał, więc nie było miejsca na sentymenty. Wyznaczyliśmy termin 3 dni roboczych na przelew.

Marek był sceptyczny. Bał się, że telefon przestanie dzwonić ze zleceniami. Wyjaśniliśmy mu, że rzetelny kontrahent szanuje kogoś, kto pilnuje swoich pieniędzy. Wysłaliśmy dokumenty we wtorek o 10:15. Już w czwartek po południu na konto firmy wpłynęło pierwsze 32 000 złotych. Okazało się, że jedna ze spedycji po prostu 'zapodziała' fakturę w systemie, a druga czekała, aż ktoś się upomni.

Rezultaty po 19 dniach współpracy

Po niespełna trzech tygodniach Marek odzyskał łącznie 79 200 złotych. Pozostałe 4 200 złotych rozłożyliśmy na dwie raty, bo kontrahent faktycznie miał przejściowe kłopoty, ale podpisał uznanie długu. To był sukces, ale doraźne działanie to za mało. Wprowadziliśmy w firmie Marka prostą zasadę: faktura jest sprawdzana 2 dni po terminie. Jeśli nie ma wpłaty, wychodzi automatyczne przypomnienie.

Ustaliliśmy też nowy wzór umów dla nowych podwykonawców. Skróciliśmy terminy płatności z 60 na 45 dni dla stałych tras. Marek odzyskał spokój ducha i co ważniejsze — płynność finansową. Teraz, gdy rynek zaczyna świrować, on ma poduszkę finansową na 3 miesiące do przodu. To nie była magia ani skomplikowana strategia. To była czysta dyscyplina w papierach i odwaga, by upomnieć się o swoje.

Odzyskaliśmy prawie 80 tysięcy w 19 dni bez psucia relacji z kluczowymi kontrahentami.

Jak możesz zrobić to samo u siebie?

Nie musisz czekać, aż zatory płatnicze zjedzą Twój zysk. Pierwszy krok to spisanie wszystkich faktur, które mają więcej niż 7 dni poślizgu. Nie dzwoń z pytaniem 'kiedy będzie przelew'. Wyślij maila z konkretnym zestawieniem kwot i odsetek. Zobaczysz, że połowa dłużników zapłaci w ciągu 48 godzin. Oni wiedzą, że zalegają, ale czekają na Twój ruch.

Jeśli masz w tej chwili zamrożone więcej niż 15-20 tysięcy złotych, lepiej nie działać po omacku. Czasem jeden błąd w wezwaniu sprawia, że dłużnik zyskuje kolejne 2 tygodnie na zwłokę. My w Korporacyjnej Racji Stanu zajmujemy się takimi sprawami codziennie. Nie obiecujemy cudów, ale gwarantujemy, że porządek w procedurach zawsze przynosi pieniądze na konto. Warto sprawdzić swoje zestawienia jeszcze dzisiaj.